代表幹事会

経緯

代表幹事会は朝陽同窓会がスタートした直後から開催されていたものと推定するが、昔の開催に関しては議事録が存在せず詳細は不明である。然
し少なくとも
1955年には存在したことを示す写真がある。

目的

総会と共に朝陽同窓会の意思決定を行う重要な場である。

実績

2001(H13)年の4月に現在の吉村幹事長が事務局長として就任するまでは、代表幹事会の議事録が存在しない。それ以降は代表幹事会開催一覧表
参照のこと

事務局の役割

代表幹事会開催のひと月前に事務局は役員と代表幹事宛に開催通知をメールと往復はがきで出します。出席者名が分かったところで、お弁当を予約します。

また事務局は議案書を作成し、併せてプレゼンテ―ションを用意します。そして前日になると議案書の説明者はプレゼンテーションのリハーサルを行います。

代表幹事会の当日にはお弁当がとどきますので、お茶も併せて会議室に用意します。

代表幹事会の当日午後5時には役員が集まり、議案書の最終説明を事前に聞いて、それに対する意見開陳や質疑応答を行います。

当日は玄関が閉まっているので、事務局員が電話を受けて玄関を開けに行きます。

代表幹事会が終わると弁当の殻などを片付け、机の配置を元に戻すなど整備を行います。部屋は8時半までに閉めないといけないので、かなりあわただしく

後片付けを手際よく行う必要があります。

代表幹事会終了後2~3日後に議事録を各幹事宛にメールまたは郵送します。

今後

現在の代表幹事会についての悩みは出席者の数が少ないことにある。役員代表幹事の総数が156名であるのに対し、毎回の参加者は50名位
である。これは開催時間に関係がある。

現在は午後5時から6時半まで役員会を開き、その後8時まで代表幹事会を行う。然し現役の代表幹事は仕事でも忙しく、とても6時半に来る
ことが出来ない。一方学校との約束で午後8時には全員校舎から退去することになっている。

開始時間を遅くすればそれだけ代表幹事会の時間が短くなり、討論している時間が無くなる。本当は時間に制限のない場所でゆっくり代表幹事
の方々と話し合いたいのだが、外部の会合場所はなかなか良い所が無い。これが大きな悩みである。

代表幹事会は朝陽にとって活動の中心であるので、今後とも場所探しを行い、恒久的に開催する。